Leer prioriteiten stellen: Is iets urgent of belangrijk?

Ligt je prioriteit online of offline, in het hier en nu?

Op de fiets naar mijn werk zag ik pas geleden een tafereeltje in de Scheveningse bosjes dat prachtig had kunnen zijn: Een man was op pad met zijn oogappel en zijn beste vriend, in de natuur. In de kinderwagen een kleine baby, daarnaast een trouwe viervoeter: "Man's best friend". Maar de man had op het moment dat ik langs fietste geen aandacht voor zijn oogappel of beste vriend... hij keek vrij fanatiek naar de smartphone in zijn hand. Ik dacht in een flits de Facebook-app te herkennen. Tja...

Moeten we reageren als iets urgent is?

Het kan natuurlijk zo zijn dat de man iets heel belangrijks te doen had op Facebook: een vriend helpen, een probleem voor iemand oplossen, maar misschien deed hij ook wel gewoon een status update: #fijnmetkindenhondinbos, ofzo.

Hij was ook niet de enige, ik kwam op dat ene fietstochtje meer mensen tegen die lopen, fietsen en autorijden combineerden met op hun telefoon kijken. De moderne mens is namelijk bijna altijd druk. Zo druk, dat we meerdere dingen tegelijk moeten doen. Ik snap het best: de telefoon heeft alles in zich om ontzettend urgent over te komen. En wij mensen reageren nu eenmaal op urgent... dat móet nú gebeuren, toch? Mijn antwoord: niet altijd!

Is het urgent, belangrijk, allebei, of allebei niet?

Laat ik beginnen met een biecht: ook ik ben niet ongevoelig voor de lokroep van de telefoon. Of van Facebook en andere sociale media. Maar ik ben er wel heel bewust mee bezig. Het instrument dat ik daarvoor gebruik, komt uit het boek "De Zeven Eigenschappen van Effectief Leiderschap" van Stephen R. Covey. Om precies te zijn, gewoonte nummer 3: belangrijke dingen eerst. Om uit te vogelen wat belangrijke dingen zijn, gebruik ik de Covey-matrix. Dat kun jij ook doen. Pak je "To do list" erbij en plaats al je dingen in één van de vier vakjes.

De matrix  heeft 2 assen: Belangrijk en Urgent. Dat levert 4 mogelijkheden op:

1. Belangrijk en urgent.
2. Niet belangrijk, wel urgent.
3. Wel belangrijk, niet urgent
4. Niet belangrijk en ook niet urgent.

Neem jezelf niet in de maling, ga echt even na wat wat is. Toen ik dit voor de eerste keer deed, kwam ik erachter dat ik met veel haast en spoed, heel veel dingen zat te doen die ik eigenlijk onbelangrijk vond. Ongeveer 75% van mijn dag bestond uit taken uit de twee onderste vakjes en een verbluffende hoeveelheid daarvan in "niet belangrijk, niet urgent".

Prioriteiten stellen; een praktijkvoorbeeld.

Bijvoorbeeld: je zit in een goed gesprek met een vriend of vriendin. Dat valt voor mij in het vakje "Belangrijk, niet Urgent": diamantjestijd.
Dan gaat de telefoon. Negen van de tien keer is dat "Urgent maar niet Belangrijk": het blabla-vakje.
De telefoon, met zijn opdringende ringtoon, doet heel erg zijn best "Belangrijk én Urgent" te zijn (het vakje met het vuurtje), maar is dat vaak niet. Toch nam ik vaak op, waardoor de telefoon mij uit het 'belangrijk'-vakje haalde.

Hetzelfde geldt voor bliepjes en piepjes van (werk)mail, What'sApp, sms, Facebook en wat je nog meer aan apps op je foon hebt, dat hoort echt in het prullenbak-vakje. Die geluidjes zorgen er namelijk voor dat je tijdens zo'n goed gesprek de neiging krijgt om bijvoorbeeld je Facebook te checken. Daarmee 'wint' de prullenbak het dus van de diamant. Zonde!

Ik had de neiging om inderdaad mijn Facebook te checken bij het horen van zo'n geluidje. Om het af te leren heb ik hard gewerkt om mijn telefoon af en toe te vergeten. Als ZZP-er lukt dat tegenwoordig wat minder, maar wat me wél lukt is om hem gewoon over te laten gaan als ik met iets belangrijks bezig ben. Ik zeg ook altijd tegen mensen: je kunt me te allen tijde bellen en je hoeft nooit bang te zijn dat je me stoort, want als je me stoort, neem ik niet op. Die telefoon is namelijk een keuze: nergens in mijn contract met de telefoonmaatschappij staat namelijk dat ik verplicht ben om op te nemen.

TIP 1: Doe eerst de zaken uit het vakje Belangrijk én Urgent

Dus mijn tip: leg je to do list naast de matrix. Regel eerst alles wat een 'vuurtje' is: belangrijk en urgent.
Gun jezelf dan wat diamantjestijd.
Iemand met wie ik heb gewerkt deed dat door in drukke tijden een bespreking buiten kantoor te plannen en daar dan naartoe te fietsen. Kwartiertje heen, bespreking, kwartiertje terug. Dat is een half uur beweging, ontspanning, hoofd leeg maken, niet gestoord worden: diamantjestijd!

TIP 2: Máák tijd voor Belanrijke zaken

Je to do list komt nooit af, echt NOOIT! Maak tijd om belangrijke dingen te doen in je leven, ook al heb je nog zoveel te doen: genieten, rust nemen, goed voor jezelf zorgen, met je kind spelen. Al die andere dingen, zelfs de urgente, kunnen gemakkelijk even wachten.

Bonustip: zet wat vaker je telefoon op stil.

Niet op tril, maar helemaal stil. Of doe hem uit, en maak een wandeling in het bos, neem je kind en je hond mee en geniet van je oogappel en beste vriend.