Effectieve methode voor meer concentratie

Deze methode voor meer concentratie zorgt ervoor dat je méér werk kunt verzetten, van betere kwaliteit. En in minder tijd. Wat weer betekent dat je méér tijd overhoudt voor andere dingen. Ik pas de methode zelf nu al een tijdje toe en ik moet zeggen: het werkt écht!

Methode voor tijdmanagement

De naam van de methode is: Pomodoro methode.

Hoe werkt de concentratie-methode?

De officiële techniek bestaat uit 5 stappen:

1. bepaal welke taak je gaat doen
2. zet een (kook)wekker op 25 minuten
3. werk aan de taak totdat de wekker gaat
4. neem een pauze van 3 minuten (stel de wekker hierop in)
5. na elke vierde 'pomodoro' neem je een langere pauze van 15 tot 30 minuten

Ik heb er mijn eigen draai aan gegeven en werk gedurende 22 minuten en pauzeer gedurende 8 minuten. Die 'lange' pauze' benut ik voor een andere zinvolle taak zoals klusjes in het huishouden (afwas, was ophangen, was opvouwen etc.). Soms krijg ik het 'pauze-klusje' niet af (bijvoorbeeld huis stofzuigen), maar daar ga ik dan mee verder tijdens de volgende pauze.

De 'werk-taken' krijg ik in 22 minuten vaak ook niet af, maar ook daar ga ik dan in de volgende ronde weer aan verder.

Waarom werkt het?

Deze methode werkt - althans voor mij - omdat multitasken niet bestaat. (hierover heb ik al eens een blog  geschreven). Het brein kan geen twee (of meer) taken tegelijkertijd uitvoeren met evenveel aandacht. De aandacht is altijd meer bij het één of meer bij het ander. Bij de Pomodoro techniek is je aandacht slechts bij 1 taak.

We denken dat we efficiënt bezig zijn omdat we veel dingen tegelijkertijd doen, maar omdat dat feitelijk onmogelijk is, doen we de dingen lang niet zo goed / snel / efficiënt als wanneer we onze aandacht wel volledig op één taak zouden richten. Hierdoor zijn we zelfs langer met onze taken bezig waardoor we minder tijd over hebben om even helemaal niks te doen.

Dankzij deze techniek:

a) hoef je niet te multitasken want elke taak komt in een apart blokje (één pomodoro) aan de beurt.
b) is het gemakkelijk om je aandacht er de volle tijd bij te houden omdat het werkblokje slechts 22-25 minuten duurt.
c) lever je kwalitatief beter werk af, in minder tijd.
d) houd je meer vrije tijd over

Mijn ervaringen met de Pomodoro techniek

Om je een beetje een beeld te geven van hoe en waarom ik deze techniek gebruik: ik schrijf een aantal maal per week een nieuw blog voor Mama Stralend Fit. Soms doe ik daar een half uur over, soms anderhalve dag (no kidding!), ik zoek info op via het internet, maar ook in boeken, tijdschrijften en via bijvoorbeeld TEDtalks etc. Ik lees dus redelijk veel. Daarnaast volg ik twee studies. Als zzp-er heb ik mijn eigen administratie te doen en ik bereid mijn lessen voor bootcamp en personal training altijd voor op papier. Ik houd me bezig met het beantwoorden van e-mails, met het bijhouden en posten van berichten via Facebook etc. Het zijn allemaal 'kleine' klusjes die al gauw ophopen tot één grote berg.

Voordat ik de techniek gebruikte (nu ongeveer 1,5 maand) was ik bijvoorbeeld bezig met het schrijven van een blog, en als ik in een soort 'writers-block' raakte (lees: als mijn concentratie op raakte), dan ging ik op internet zoeken naar info die me wellicht weer op weg zou helpen. Vervolgens zag ik dat ik een vraag via de e-mail had ontvangen, dus die beantwoordde ik ook direct 'even'. En ja, als ik dan toch bezig was met mailtjes checken, dan liep ik ze direct allemaal 'maar even' na. Oh, en laat ik dan direct ook 'even' kijken of ik via facebook nog vragen heb binnengekregen. En nu mijn mail toch open staat; laat ik dan zelf nog 'even' wat mensen mailen, want dat stond toch nog op mijn to do lijst. Vervolgens even naar het toilet, een kopje thee, en weer achter de computer. Waar was ik? Euh, geen idee. Oh ja, mijn blog. Oh, is het al zo laat? Over een uur moet ik bij mijn volgende klant zijn en ik moet ook nog wat eten. Het gaat me niet meer lukken om dat blog af te krijgen,  dus dat wordt morgen.

Vreselijk! Deze totaal ongestructureerde manier van werken en tienduizend dingen doen, maar eigenlijk niets echt fatsoenlijk af krijgen, maakte dat ik me altijd erg gehaast voelde. Ik had voor mijn gevoel nooit genoeg tijd en deed alles snel, snel tussendoor.

Dankzij de techniek is er véél meer rust gekomen. Ik bedenk vantevoren hoeveel tijd ik in totaal heb (bijvoorbeeld 4 uur). Dat zijn dus 8 blokken van 22 minuten werken en 8 minuten pauze. Vervolgens maak ik een lijstje met actiepunten en dan bedenk ik welke punten in de 22 minuten, en welke in de 8 minuten kunnen.

Ik zet mijn telefoon op stil, ook de trilstand staat uit. De geluiden op mijn pc staan uit. Ik heb enkel en alleen het programma geopend dat ik gebruik, meer niet. Ik zet mijn timer en ga 22 minuten lang doen wat ik me heb voorgenomen. Totdat de bel gaat. En dan doe ik mijn andere taak (planten water geven, vuilniszak vervangen, spullen bij elkaar zoeken die ik later nodig heb, een vriendin bellen, effe appen etc.)

Het is belangrijk om je strikt te houden aan de tijd. Als de bel gaat en ik ben nog midden in een zin, dan maak ik die nog even af en daarna houd ik pauze.
Ik heb gemerkt dat het voor mij belangrijk is om tijdens de pauze iets compleet anders te doen. Met andere woorden: weg achter de computer. Mijn benen strekken, iets met mijn handen doen.

Ook heb ik gemerkt dat wanneer ik mijn pauze benut om privé te appen of te facebooken, ik na afloop van die 8 minuten veel minder het gevoel van pauze heb ervaren, dan wanneer ik bijvoorbeeld de afwas heb gedaan of alvast de aardappeltjes heb geschild. Tegenwoordig benut ik mijn pauzes dus niet meer voor social media en dergelijke. Dat bewaar ik voor als ik helemaal klaar ben, met mijn werk én met die andere semi-belangrijke maar toch-fijn-als-ze-gedaan-zijn-klusjes. En dan heb ik ook écht de tijd. Zodat ik liever de telefoon pak om iemand te bellen in plaats van 2 regeltjes te appen.

Win win win dus!
Probeer het eens uit. Geef er je eigen draai aan en laat me weten wat het voor jou heeft gedaan.